معاونت توسعه مدیریت و منابع

اهمیت و نقش اصلاح و بهبود فرآیندها در نظام اداری انکار ناپذیر است. اصلاح و تجدید نظر مستمر در سیستم­ها و فرآیندهای انجام کار با توجه به پیشرفت علوم و فن­آوری امری اجتناب ناپذیر است چرا که درغیراینصورت سیستم، پاسخگوی نیازهای جامعه نبوده و محکوم به زوال خواهد بود. اصلاح و بهبود فرآيندهاي كاري در سازمان ها مؤثرترين شيوه براي ارتقا بهره‌وري در آنهاست. در مجموع تأثیر مستقیم اصلاح و بهبود فرآیندها در بهبود عملکرد و فعالیت­های دستگاهها به گونه ای است که درصورت غفلت و کم توجهی، امکان استفاده از توانمندی­های موجود به حداقل ممکن تقلیل یافته و عملاً منجر به عقب افتادگی نظام اداری کشور می گردد.

از سوی دیگر اهداف و آرزوهاي سازمان‌ها ـ مندرج در برنامه‌هاي كوتاه‌مدت و استراتژيك ـ در بستر «فرآيندها و روش‌هاي اجرايي» آنها تحقق مي‌يابد. به عبارتي با فرض برنامه‌ريزي دقيق اهداف سازماني، اين فرايندها و زيرساخت‌هاي اطلاعاتي هستند كه امكان عملياتي شدن برنامه‌ها را ميسر مي‌سازند.

با توجه به اهمیت و ضرورت مستندسازی و بهبود فرآیندها، این واحد در نظر دارد با ايجاد رويكرد فرآيندي، دانشگاه را به ايجاد يك درك روشن از تمامي فرآيندها و تعاملات بين آن‌ها ترغيب نموده و با شناسایی و تدوین تمامی فرایندهای سازمان به اصلاح آنها با هدف تسهیل جریان فرآیند و استانداردسازی روند اجرا در بخش های مختلف سازمان بپردازد.

اهداف واحد تحول و بهبود روش­ها :

با مطالعه و بررسی فرآيندهاي دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی استان قم، انتظار می رود به اهداف زير دست یابیم:

·         شناخت و مستند سازي وضع موجود فرآيندها

·         شناخت مشكلات، محدوديت ها و موانع موجود در فرآيندها

·         اصلاح و بهبود فرآیندها

وظایف واحد تحول و بهبود روش­ها :

·         مستندسازي فرايندها و فعاليت‌هاي دانشگاه و بازنگري مستمر مستندات

·         پايش و اندازه‌گيري مستمر فرايندها و فعاليت‌هاي دانشگاه و انجام اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

·         كنترل مستمر و نگهداري اسناد و سوابق دانشگاه و امحاي مستندات منسوخ شده

·         انجام مميزي‌هاي شش‌ماهه داخلي و خارجي

·         بازمهندسي فرايندهاي اصلي و كليدي دانشگاه از طريق آسيب‌شناسي و تجزيه و تحليل فرايند موجود و طراحي مدل بهبود فرايند و ابلاغ فرايند بهبود يافته به واحدهاي ذيربط

·         نظارت بر حسن اجراي مدل بهبود يافته فرايندها در واحدهاي ذيربط

·         سنجش مستمر سطح رضايتمندي ذينفعان فرايندهاي دانشگاه و رفع نواقص و مشكلات

·         تهيه گزارشات مديريتي از نتايج بهبود فرايندها و ارائه به مراجع تصميم‌گيري در دانشگاه

·         هدايت كميته‌هاي اصلي و تخصصي بهبود فرايندهاي دانشگاه و نظارت بر عملكرد ايشان

·         برگزاري كارگاه‌هاي آموزشي، سمينارها و همايش‌هاي مرتبط با مديريت كيفيت